Wouter van As: koppelen van processen is een vak

PARTNER BIJDRAGE - Wouter van As heeft met twee bedrijven zo´n 50 medewerkers in dienst. Naar eigen zeggen net iets te klein voor een volledige interne workflow specialist, maar zeker groot genoeg om de noodzakelijke kennis en kunde in te kunnen kopen. Dat doen zij bij GrafiStore.

• Leestijd ca. 4 minuten

Wouter van As, financieel- en commercieel directeur van de twee bedrijven in Oud-Beijerland en Amsterdam is er meteen duidelijk over: "Vooral onze grote klanten eisen directe koppelingen om hun processen aan de onze te koppelen. Toen we gingen zoeken naar oplossingen liepen we voortdurend tegen 'gedoe' aan. Alle koppelingen verschilden van elkaar, moesten steeds worden onderhouden en zorgden voor de nodige stress bij de ordermanagers, en de klant schoot er eigenlijk nauwelijks iets mee op."

Eerste kennismaking

De eerste kennismaking met GrafiStore kwam tot stand op een beurs. Van As: "We kregen een demo van het product GSApi, welke als cloudoplossing de communicatie tussen MultiPress en uiteenlopende webportalen automatiseert. Zie het maar als een soort 'tussenlaag', die door GrafiStore wordt onderhouden en dus processen aanzienlijk makkelijker aan elkaar kan koppelen."

Van As: "de demo van de door GrafiStore ontwikkelde 'tussenlaag' GSApi, was voor ons overtuigend dit traject te gaan bewandelen."

De oplossing sprak aan, maar hoe begin je dan? Van As zegt dat je natuurlijk een duidelijk beeld moet krijgen van kosten en opbrengsten, maar ook van hetgeen je wilt bereiken bij je klanten en binnen je bedrijf. "We ervaarden nogal wat stress bij onze ordermanagers die regelmatig op hun tenen liepen bij de afhandeling van orders van onze grotere klanten. Je kunt dan vervolgens op twee manieren naar zo`n traject kijken. Of je vermindert het aantal noodzakelijk mensen op zo´n afdeling of je behoudt de werkgelegenheid, en diezelfde ordermanagers kunnen van grotere toegevoegde waarde zijn voor de opdrachtgevers. We kozen voor het tweede. De orders die voorheen nogal wat aandacht in het prille voortraject vroegen, komen nu volledig geautomatiseerd en met de juiste parameters terecht bij de impositie, dus vlak voor het print- of drukproces. De ordermanagers kunnen zich nu veel meer richten op zeer uiteenlopende vraagstukken van opdrachtgevers, waarvoor we nog geen automatiseringsoplossing kunnen bieden."

Meer automatisering

In het hernieuwde voortraject worden als het ware nieuwe workflows bedacht voor nieuwe opdrachtgevers en hun opdrachten. Van As: "Daar zetten we op incidenteel niveau GrafiStore voor in. De workflows die in Enfocus Switch moeten worden gemaakt, ontwikkelen we nog niet zelf. Of we dat ooit gaan doen, hangt af van onze groei. Natuurlijk moeten we cruciale processen bewaken en borgen, maar qua omvang zijn we nog net niet groot genoeg om alles in Switch zelf te gaan doen."

Voor de GSApi-koppeling biedt GrafiStore een fraai businessmodel aan. De basisinvestering wordt laag gehouden en je betaalt een fee per doorlopende opdracht door het systeem. Je koopt dus geen licentie voor het systeem. Natuurlijk koop je wel een licentie voor Enfocus Switch, maar ook die kosten zijn voor een bedrijf met de omvang van Van As goed te overzien, maar ook voor kleinere bedrijven biedt Switch aanzienlijke voordelen in de ontwikkeling van gerichte workflows.

Behaalde doelstellingen

Van As is duidelijk tevreden: "De ordermanagers die 'in het rood' rondliepen hebben we na pakweg 2 maanden echt fors kunnen ontzorgen. Niet minder belangrijk is, dat we ook de klant een stap vooruit hebben kunnen helpen. Al moeten klanten zelf wel mee willen werken om naadloos aan te kunnen sluiten. Dat kunnen eenvoudige dingen zijn, zoals het toevoegen van een snijlijn als extra kleur om onze Zünd-apparatuur direct aan te kunnen sturen. Als we in gesprekken met de klant vooral hun voordeel (bijvoorbeeld in snellere levertijden) centraal kunnen zetten, dan wil die klant die moeite ook wel doen."

Natuurlijk wisselt de bereidheid van klanten in het optimaliseren van processen, maar Van As zegt dat de meeste klanten een dergelijke stap vrijwel meteen zien zitten, als je de duidelijke voordelen voor hun eigen processen inzichtelijk maakt: "Levertijd is wel zo'n beetje heilig, dat maakt het gesprek stukken makkelijker", zegt hij lachend.

Opdrachtbonnen van klanten aanvullen

Natuurlijk blijft de aanlevering van ordergegevens altijd een punt van aandacht in de complexiteit van grafische producten. Van As: "Klanten vergeten soms basisgegevens te vermelden, die echter wel nodig zijn in een geautomatiseerd proces. Een vergeten vinkje zou het proces kunnen verstoren, dus ons systeem corrigeert dat soort vergeten opties van de klanten op basis van het gekozen product. Alleen dan kan je zover 'door automatiseren' dat producten voor het eerst pas zichtbaar zijn aan het einde van de workflow. Al het voorgaande is dan zonder mensenhanden afgehandeld."

Doelen gerealiseerd

"Al onze doelen zijn gerealiseerd, zowel intern als extern. We ervaren de waardering van onze klanten zeer, zeker in deze tijd, waar levertijden cruciaal zijn. Het vertrouwen in onze procesaanpak gaat boven alle andere verwachtingen uit. Natuurlijk moet je eindproduct van ongekende kwaliteit zijn, maar die uniciteit is gering. Iedereen beschikt tegenwoordig over hoog kwalitatieve output. Maar het voorkomen van dubbele invoer van orders, tikfouten en dus een verkeerde verwerking van gegevens, ervaren wij anno 2021 als heel normaal. Maar ik zie bij klassieke machinegerichte grafische bedrijven nog vaak genoeg dit soort haperingen aan het begin van het proces. Ik ben blij dat GrafiStore ons op dat punt volledig heeft ontzorgd."

Kopfoto: v.l.n.r. Wouter van As (financiën en commercie), Rinske Haan-van As (accountmanagement en marketing) en Leendert van As (techniek en productie).