De parallel met het TV programma ‘Ik vertrek’

COLUMN - Ken je het tv-programma 'Ik vertrek'? Een Nederlands gezin gaat naar het buitenland en gaat daar een bed & breakfast, hotel of camping beginnen. Ik kijk hier regelmatig naar en ik vind het een enorm leuk programma maar soms zit ik met volle verbazing te kijken naar gezinnen die zich niet goed of soms helemaal niet hebben voorbereid.

• Door gastschrijver Angéla Tromer - leestijd ca. 3 minuten

Angéla Tromer

Ze spreken nog geen woord van de taal van het land waar ze gaan wonen. Of het blijkt dat het budget lang niet toereikend is voor hetgeen ze daar willen gaan doen. Eigenlijk zie je ze met open ogen hun ongeluk tegemoet gaan. Bijna onvoorstelbaar! De deelnemers denken dat ze goed voorbereid zijn, maar niets is minder waar.

Parallel

De parallel met het voeren van gesprekken binnen organisaties, is ook terug te voetren op gedegen voorbereiding. Soms zit ik tijdens trainingen met volle verbazing te luisteren naar gesprekken die niet goed zijn voorbereid! De leidinggevende denkt goed voorbereid te zijn, maar het doel van het gesprek kan hij of zij niet in 1 of 2 krachtige zinnen samenvatten. De belangrijkste tip voor het voeren van een gesprek is dan ook: 'Wat wil ik met het gesprek bereiken, welke argumenten (voor en tegen) heb ik en hoe zal mijn gesprekspartner hierop reageren.' Ook voor je gesprekspartner is het belangrijk om te weten wat het doel is. Je voorkomt hiermee dat het gesprek een hele andere wending krijgt dan dat je zelf voor ogen had.

Praktijk

Zo gebeurde laatst in een training dat een manager een voortgangsgesprek wilde oefenen. Het ging om een gesprek welke zij de week erna in het echt met een van haar medewerkers (Gerard) wilde gaan voeren. Zij wilde Gerard vertellen dat hij zich te veel bemoeide met zaken die niet zijn verantwoordelijkheid zijn en dat hij hierdoor geen tijd genoeg had om al zijn taken op de juiste manier te doen. Ze wilde het wel graag voorzichtig brengen omdat zij bang was dat hij anders zou gaan solliciteren, daar had hij al eens eerder mee gedreigd en zij wilde hem niet kwijt. Zo gezegd, zo gedaan … Zij begon het gesprek in de training, zonder voorbereiding …

Haar eerste zin was: 'Gerard, wij zijn zo blij met je én …. '. Vóórdat zij verder kon praten nam Gerard het gesprek van haar over en zei dingen als: 'Wat goed om te horen, ik merk inderdaad dat iedereen om me heen zeer tevreden is en mij heel graag betrekt bij allerlei zaken waardoor ik veel meer verantwoordelijkheid kan nemen en mijn kennis en kunde veel beter kan inzetten.'

Leiding

Wat hier gebeurt, is dat Gerard de leiding van het gesprek overneemt, hij enorm benadrukt hoe goed hij is, waardoor het voor deze manager nog moeilijker wordt om tot het doel van haar gesprek te komen. Zij zal dus het gesprek beter moeten voorbereiden en bedenken op welke manier de gesprekspartner zal gaan reageren. Zij kan dan hierop anticiperen, waardoor het voor haar makkelijker wordt om de leiding in het gesprek te behouden om zich zo aan haar doel (de rode draad) van het gesprek vast te kunnen houden.

Begin met het benoemen van het doel in 1 à 2 krachtige zinnen, vervolgens heeft elk gesprek 3 fases: een beginstuk (de inleiding), het middenstuk (de uitleg) en de afsluiting (de afspraken).

Functioneringsgesprek

Bij het functionerings- en/of beoordelingsgesprek gaat het precies hetzelfde. Elk punt/onderwerp bereid je voor alsof het aparte gesprekken zijn. Je start elke onderwerp met een duidelijk verwoord doel. Een belangrijk verschil met een ander formeel gesprek is dat hier de voorbereidingen (informatie verzamelen) over een bepaald punt of onderwerp vaak al een lange tijd voorafgaand aan het gesprek begint! En uiteraard zit de voorbereidingspiek in de weken vlak voor het komende gesprek.

Hier geldt dan ook: 'Wie vergeet zich voor te bereiden – bereidt zich voor vergeten te worden'

Als je je niet goed voorbereid, is de kans groot dat je je doel niet bereikt en dat je een tweede gesprek nodig hebt om wél je doel te bereiken. Kortom niet goed voorbereiden, kost uiteindelijk alleen maar tijd (met alle irritaties van dien). Hier zie je dan weer de overeenkomst met het televisieprogramma 'Ik vertrek'.

En wist je dat niet alleen de manager maar ook de medewerker zich grondig kan voorbereiden op functioneringsgesprekken? Ook de medewerker kan punten inbrengen. Zo gaan beide partijen goed voorbereid en hierdoor met meer zelfverzekerdheid, het gesprek in. Zorg ervoor dat het functioneringsgesprek niet op een teleurstelling uitloopt. Door een gedegen voorbereiding en een helder verwoord doel , ontstaat er van beide kanten een gestructureerd en hopelijk ook een constructief gesprek met als hoofddoel het verbeteren van het functioneren van beide gesprekspartners.

Door inzicht te krijgen in je eigen communicatie en vooral je gedrag kun je besluiten het anders te gaan doen, waardoor je meer grip krijgt op je eigen werksituatie en organisatiedoelen gehaald kunnen worden!