Grafisch dagboek Soni – Tanzania (deel 3)

BUITENLAND - VUGA Press had bij SES de vraag neergelegd voor assistentie bij het maken van een analyse van de huidige situatie waarin de onderneming verkeert. Een redelijk vage vraag, maar dat is men bij SES en de vrijwilligers wel gewend. Ter afsluiting van deze serie: de werkwijze van SES.

• Leestijd ca. 3 minuten
• Lees ook deel 1 en deel 2

Een SES-adviestraject begint altijd met een uitgebreide kennismaking met de opdrachtgever en zijn of haar staf. Daarbij worden de aanpak en de wederzijdse verwachtingen besproken. De vrijwilliger dringt erop aan om hem of haar te zien als klankbord of een spiegel. Ook werkplek, werktijden en vervoer worden geregeld en afgesproken. Overnacht wordt meestal in een hotel of pension. Incidenteel ook wel bij de eigenaar van het bedrijf. Het komt ook wel voor dat het bedrijf tijdelijk een appartement huurt voor de vrijwilliger. Bij missies in Oost-Europa is dit nogal de gewoonte. De verblijfskosten worden betaald door het bedrijf. 

Eerste analyse

De vrijwilliger maakt de eerste paar dagen als het ware een röntgenopname van het hele bedrijf. Dus niet alleen prepress, press en afterpress, maar ook de calculatie, de ordervoorbereiding en de administratie wordt integraal doorgelicht. Net als, wanneer aanwezig, de afdeling verkoop. Bij VUGA Press werd al snel duidelijk dat het geen zin had om in te gaan op de oorspronkelijke probleem- of vraagstelling. Besloten werd om in plaats daarvan een strategisch plan, gericht op de toekomst, uit te werken. Doelstelling was om te kijken 'hoe gaan we verder met ons bedrijf'. De start voorafgaand aan het maken van een strategisch advies is meestal een SWOT-analyse. Zo ook bij VUGA Press. Het resultaat was wel om onmiddellijk intensief na te gaan denken en te discussiëren over stoppen met drukken in offset en om te schakelen naar digital printing. Een tweede advies, meer een praktisch punt, was om nu alvast te beginnen met een grote schoonmaak. Alle apparatuur en meubilair uit de productie kan verwijderd en verschroot worden. De tonnen lood en oud ijzer zullen best nog wel een aardig centje opbrengen. Opruimen geldt ook voor de administratieve afdelingen, waar het ook al een grote bende is.

Strategie en positie

In het afrondend gesprek bij VUGA Press aan het eind van de missie kwam het hierop neer, dat de belangrijkste vraag is: hoe kom je tot een verantwoorde keuze voor welke strategie en wat is bepalend voor die keuze? Centraal in het kiezen van de strategie staat de positie van het bedrijf, waarbij het maken van een uitgebreide analyse van de huidige situatie van wezenlijk belang is. Je vraagt je dan als ondernemer af: "Wat zijn de sterke en zwakke punten van onze organisatie? Waar staan wij in de grafimedia-keten? Wat zijn de kansen en bedreigingen uit de markt? Hoe is het klantenbestand samen-
gesteld? Welke rol speel ik als ondernemer in de relatie met de klanten?" Vanuit deze analyse van in- en externe factoren kan gewerkt worden naar een basisstrategie. Vervolgens is discipline een absolute voorwaarde. De discipline bestaat uit het krachtig en consequent nastreven van de gekozen strategische doelen. Het succes wordt altijd door jezelf bepaald.

Adviesrapport en vervolg

Uiteindelijk leidt de missie tot een concept adviesrapport met een plan van aanpak en een planning. Input hiervoor komt ook weer uit de SWOT-analyse en de gesprekken met directie en staf. Inclusief de observaties en ervaring van de vrijwilliger. De vrijwilliger zal zelf bijvoorbeeld nooit een investeringsvoorstel of marketingplan schrijven, maar wel hiervoor een structuur aangeven.
Aan het eind van de missie wordt het concept van het adviesrapport met de directie besproken. Eventuele correcties en aanvullingen worden verwerkt, waarna de definitieve versie, met een kopie voor het archief van SES, verstuurd wordt. Het komt zelden voor dat de vrijwilliger nooit meer iets verneemt van het bedrijf. Integendeel. Vragen komen soms al heel snel. En je wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Ook wanneer die soms heel persoonlijk zijn. Een follow-up bezoek aan het bedrijf na een jaar is niet ongebruikelijk.

Kopfoto: Drukkerijmanager Moses Shemweta.